電子郵件歸檔何以滿(mǎn)足訴訟要求

瓶客

一款流行的框架和歸檔系統(tǒng)可以幫助你保持工作環(huán)境的整潔，同時(shí)還有其他許多好處。正如電子郵件歸檔和法律搜索工具的出現(xiàn)一樣。

去年一月份，美國(guó)地方法院法官Barbara LMajor對(duì)高通處以850萬(wàn)美元的罰款，因?yàn)楦咄ㄎ茨芴峁┧�與Broadcom的專(zhuān)利訴訟案相關(guān)的電子郵件。Major法官說(shuō)："為了勝訴以及獲得戰(zhàn)略性業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)，高通故意扣留了對(duì)手的上萬(wàn)份關(guān)鍵文件。"在案中，高通未能在案件審理結(jié)束之前搜索關(guān)鍵證人的計(jì)算機(jī)，這是一項(xiàng)災(zāi)難性疏忽，因?yàn)樽鳛楦咄ㄖ饕�證據(jù)的電子郵件后來(lái)被高通的一位代表律師發(fā)現(xiàn)。

然后，高通沒(méi)有將新發(fā)現(xiàn)的電子郵件提供給Broadcom。

也許你會(huì)認(rèn)為："我們永遠(yuǎn)不會(huì)做那樣的事。"但是這里所說(shuō)的并不只是高通的糊涂行為。在2007年6月，達(dá)拉斯以155萬(wàn)美元的代價(jià)換取了一項(xiàng)錯(cuò)誤判決的和解，因?yàn)樗�未能向法庭提交與案件有關(guān)的一些資料。達(dá)拉斯市的代表律師稱(chēng)，由于電子郵件系統(tǒng)過(guò)于復(fù)雜，使得達(dá)拉斯市很難搜索到正確的資料。 這兩個(gè)例子說(shuō)明了電子郵件在訴訟案件中的重要作用以及從大部分企業(yè)儲(chǔ)存的海量信息中搜索相關(guān)資料的風(fēng)險(xiǎn)。

這就促成了兩個(gè)市場(chǎng)的形成，即電子郵件歸檔和法律搜索工具。法律搜索是推動(dòng)歸檔技術(shù)發(fā)展的新動(dòng)力。Gartner公司預(yù)計(jì)，用于搜索軟件和服務(wù)的開(kāi)支將在未來(lái)三年里以35％的年增長(zhǎng)率持續(xù)增長(zhǎng)；而IDC公司預(yù)計(jì)電子郵件歸檔應(yīng)用軟件的銷(xiāo)售額將從2007年的6.31億美元迅速增長(zhǎng)到2011年的17億美元，而且歸檔市場(chǎng)在今年春季就已經(jīng)表現(xiàn)出蓬勃的發(fā)展勢(shì)頭。

戴爾以1.55億美元的價(jià)格收購(gòu)了服務(wù)型軟件供應(yīng)商MessageOne，后者提供的服務(wù)包括電子郵件歸檔、連續(xù)性以及合規(guī)服務(wù)。Barracuda Networks和Trend Micro發(fā)布了歸檔產(chǎn)品。 甲骨文在4月份宣布即將推出一個(gè)名為Universal Online Archive的新產(chǎn)品系列，可以用來(lái)儲(chǔ)存和管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，甲骨文電子郵件歸檔服務(wù)將是這個(gè)產(chǎn)品系列的第一個(gè)模塊。

電子郵件歸檔市場(chǎng)與法律搜索市場(chǎng)同步發(fā)展并非是巧合。律師們緊盯電子郵件是因?yàn)殡娮余]件不僅是企業(yè)高管與員工交流的主要渠道，而且還記錄了一家企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。電子郵件中通常都包括一些當(dāng)事人在毫無(wú)防備的情況下的言論，那可能稱(chēng)為訴訟中的確鑿證據(jù)。

但是歸檔還只是法律搜索的一個(gè)開(kāi)始步驟，法律搜索還包括其他一些步驟。目前，法律搜索行業(yè)已經(jīng)開(kāi)始普遍接受一個(gè)名為電子搜索參考模型（EDRM）的通用模式。 我們將對(duì)這個(gè)模式進(jìn)行分析評(píng)測(cè)，它適用于各種企業(yè)和組織，還提供了一套清晰的指導(dǎo)方針，是企業(yè)制定電子搜索政策的基礎(chǔ)。我們還將展示電子郵件歸檔在其中的位置以及它們?cè)谀男┓矫媾c其他部分相關(guān)聯(lián)。

企業(yè)一直在利用電子郵件歸檔來(lái)緩解大量電子郵件對(duì)服務(wù)器造成的壓力。將舊的信息從服務(wù)器上卸載之后，郵件服務(wù)器就可以運(yùn)行得更快一些，備份工作就會(huì)更加流暢，IT就可以更好地執(zhí)行保留與處理政策。 歸檔也可以讓搜索變得更輕松容易，至少對(duì)于電子郵件來(lái)說(shuō)是這樣。如果沒(méi)有歸檔，就必須搜索備份系統(tǒng)以及用戶(hù)的硬盤(pán)。 如果舊的電子郵件保存在磁帶上，那么在搜索之前還必須將磁帶上的信息恢復(fù)到郵件服務(wù)器上才行。歸檔就沒(méi)有這方面的問(wèn)題了，因?yàn)榕f的郵件都保存在磁盤(pán)上，而且完全是可搜索的。

電子郵件歸檔還可以用來(lái)儲(chǔ)存其他類(lèi)型的數(shù)據(jù)，比如Office和SharePoint文件以及.wav音頻文件。因?yàn)槁?lián)邦法院在2006年對(duì)可作為證據(jù)的信息的定義進(jìn)行了規(guī)定，將電子數(shù)據(jù)與紙型文件一同納入其中。 法規(guī)將電子數(shù)據(jù)稱(chēng)作電子存儲(chǔ)信息或ESI，包括目前能夠找到的各種電子數(shù)據(jù)。涉案企業(yè)有義務(wù)將相關(guān)電子存儲(chǔ)信息都保留下來(lái)并隨時(shí)呈送法庭。

象賽門(mén)鐵克和Mimosa Systems等那樣的電子郵件歸檔廠(chǎng)商的產(chǎn)品可以?xún)?chǔ)存各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)并建立索引。而惠普等其他廠(chǎng)商則提供電子郵件和其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的通用歸檔產(chǎn)品。

加利福尼亞州圣馬泰奧的承包商Webcor Builders在2002年購(gòu)買(mǎi)了賽門(mén)鐵克的Enterprise Vault，并利用它來(lái)減輕舊郵件對(duì)其Exchange服務(wù)器造成的壓力，但是Webcor Builder立刻意識(shí)到，它還可以在公司的其他搜索事務(wù)上提供幫助。公司高級(jí)副總裁兼首席信息官Gregg Davis表示，公司以前接到法庭命令后，通常要把舊的電子郵件從磁帶或其他媒體上恢復(fù)到郵件服務(wù)器上才能進(jìn)行搜索。Davis說(shuō)："我們知道那樣做并不是最好的，我們總是害怕會(huì)把事情搞砸。"他后來(lái)又購(gòu)買(mǎi)了搜索加速器，這個(gè)插件模塊可以加快搜索進(jìn)度，與以前相比簡(jiǎn)直是天與地的差別。

他說(shuō)："現(xiàn)在我們要搜索某個(gè)舊的信息，只要輸入搜索詞然后等10分鐘就行了，然后我們就可以將搜索到的信息發(fā)送給律師。這給我們節(jié)省了大量的時(shí)間，同時(shí)也讓我們大大地放心了。我們?cè)僖膊挥脫?dān)心會(huì)因?yàn)檫@類(lèi)事情而受到罰款或者其他處罰或者導(dǎo)致案件敗訴，法庭是不會(huì)接受‘我們沒(méi)有合適的搜索工具’這樣的理由的。"

由于訴訟方面的要求，美國(guó)心理學(xué)協(xié)會(huì)投資購(gòu)買(mǎi)了一款電子郵件歸檔平臺(tái)。協(xié)會(huì)首席信息官Tony Habash表示，協(xié)會(huì)在2007年曾因此吃過(guò)一次大虧。許多員工將各種信息保存在硬盤(pán)或者光盤(pán)上，因此就必須用人工來(lái)搜索和收集相關(guān)信息。

最后我們把所有的資料都放在了一起，但是工作量非常大，后來(lái)我們就開(kāi)始考慮使用歸檔系統(tǒng)。"他選擇了MessageOne的服務(wù)。 對(duì)于中型企業(yè)來(lái)說(shuō)，SaaS模式將比較適合，因?yàn)樗�可以減輕員工的工作量。趁此機(jī)會(huì)，Habash還編制了一項(xiàng)連帶保留政策。

我們將電子郵件歸檔與各流程結(jié)合起來(lái)，告訴員工應(yīng)該保存哪些電子郵件、為什么保存、如何保存以及何時(shí)將它們刪除。"