ECM與SaaS結(jié)合并不順利

瓶客

最近SaaS（軟件即服務(wù)）計(jì)算模式正得到越來(lái)越多的關(guān)注。通過(guò)這種方式，公司不再需要維護(hù)服務(wù)器和運(yùn)行數(shù)據(jù)中心。在一些情況下，這種模式還可以節(jié)約公司的IT開支并幫助公司快速地部署新服務(wù)。由于這種潛在的好處，SaaS在許多領(lǐng)域開始迅速發(fā)展，比如CRM（客戶資源管理）市場(chǎng)。不過(guò)，在企業(yè)內(nèi)容管理（ECM）領(lǐng)域，客戶對(duì)SaaS的接受有些慢，盡管有一些廠商正在極力改變這種現(xiàn)狀。
ECM系統(tǒng)之所以變得流行是出于兩個(gè)原因。公司數(shù)據(jù)正在移動(dòng)中產(chǎn)生：?jiǎn)T工在越來(lái)越多的小型設(shè)備上產(chǎn)生信息，比如筆記本電腦、上網(wǎng)本和智能手機(jī)。信息的形式也越來(lái)越多，比如數(shù)據(jù)庫(kù)、文本文檔、表格、圖片和Web內(nèi)容。

此外，越來(lái)越多的規(guī)制要求公司有效地監(jiān)視并管理它們的信息。市場(chǎng)調(diào)查公司451 Group的高級(jí)分析師Kathleen Reidy表示："許多公司被一些問(wèn)題困擾，比如‘我該保存哪些信息？'和‘我該將信息存儲(chǔ)在哪里？'。"ECM產(chǎn)品可以幫助解決這些問(wèn)題，因?yàn)镋CM產(chǎn)品可以為公司數(shù)據(jù)提供集中目錄。

不過(guò)，其中一些ECM產(chǎn)品的根源可以追溯到十年前甚至二十年前，因此這些產(chǎn)品不能輕易地轉(zhuǎn)型為SaaS解決方案。因此，許多知名的ECM提供商還沒(méi)有擁抱這種模式。不過(guò)，一些廠商，比如Hyland Software，SpringCRM和Xythos Software正在向市場(chǎng)推出SaaS解決方案。

這些廠商之所以對(duì)SaaS感興趣是出于一系列原因，首要原因當(dāng)然和錢有關(guān)。ECM系統(tǒng)比較昂貴，起步價(jià)經(jīng)常達(dá)到10萬(wàn)美元，而且如果系統(tǒng)管理范圍很大且復(fù)雜性很高的話，價(jià)格也經(jīng)常會(huì)突破100萬(wàn)美元。通過(guò)SaaS解決方案，采用ECM產(chǎn)品的客戶可以避免新部署所帶來(lái)的前期費(fèi)用。因此，即使預(yù)算比較緊張，這些客戶也可能會(huì)實(shí)施ECM項(xiàng)目。

SaaS服務(wù)還可以節(jié)約公司成本。同購(gòu)買ECM軟件和服務(wù)器并維護(hù)這些軟硬件相比，每月支付費(fèi)用模式下的總服務(wù)成本可能更低。

不過(guò)，潛在的成本節(jié)約是否可以實(shí)現(xiàn)還取決于公司部署的系統(tǒng)類型。市場(chǎng)調(diào)查公司Gartner Inc.的研究副總裁Mark R. Gilbert指出："如果一家公司部署ECM的復(fù)雜性比較低，那么很有可能可以通過(guò)SaaS解決方案實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約。但是，如果這家公司需要大量的定制化，那么即使SaaS也不能節(jié)約許多成本，因?yàn)榭蛻粜枰獮楠?dú)特功能支付額外費(fèi)用。"這些額外費(fèi)用來(lái)自于因定制而帶來(lái)的整合與咨詢費(fèi)用。

包括ECM解決方案在內(nèi)的應(yīng)用程序正變得越來(lái)越復(fù)雜，而許多公司受困于如何開發(fā)、增強(qiáng)和維護(hù)內(nèi)部知識(shí)技能以有效運(yùn)行不同系統(tǒng)。比起公司內(nèi)部員工，SaaS提供商可能更加熟悉典型的部署與維護(hù)問(wèn)題，并可以更快地實(shí)施必要的修改或?qū)ふ业礁�有�?chuàng)新性的解決方式。

SaaS宣稱這種解決方案可以幫助客戶減少人工。使用SaaS的公司可以讓員工從維護(hù)任務(wù)中擺脫出來(lái)，從而從事更加重要的工作。在一些情況下，由于SaaS廠商就可以維護(hù)ECM系統(tǒng)，公司客戶可以減少必要的員工人數(shù)或避免增加員工。

不過(guò)，這種服務(wù)方式也有潛在的不利因素�？蛻魮�(dān)心失去對(duì)自己信息的控制權(quán)。公司信息的控制權(quán)在這種模式下被轉(zhuǎn)移給第三方。

一些公司可能對(duì)這種變化感到不舒服。Gartner的Gilbert表示："大型公司經(jīng)常不愿意采用SaaS解決方案，因?yàn)樗鼈儞?dān)心失去對(duì)公司數(shù)據(jù)的控制權(quán)。因此，中小型公司往往是SaaS提供商的目標(biāo)客戶。"

不過(guò)，還有新的安全問(wèn)題。當(dāng)信息不再位于自己的數(shù)據(jù)中心，不再擁有自己的防火墻和其他安全系統(tǒng)的保護(hù)時(shí)，維持適當(dāng)?shù)陌踩珯z查變得更加困難。客戶現(xiàn)在需要尋找一個(gè)可以讓SaaS提供商進(jìn)來(lái)但限制其他外部人員訪問(wèn)的方式。此外，客戶還必須相信SaaS廠商已經(jīng)采取了足夠的安全檢查措施來(lái)確保其數(shù)據(jù)中心是安全的。

由于SaaS解決方案相對(duì)來(lái)說(shuō)還是新事物，最佳實(shí)踐才剛開始摸索，因此如何確保這些服務(wù)是安全的仍然是一個(gè)正在進(jìn)行中的課題。此外，目前還不清楚SaaS方式是否能滿足越來(lái)越多的政府規(guī)制的要求，比如薩班斯法案。

由于所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)的重要性，SaaS解決方案在ECM領(lǐng)域的進(jìn)展比其他軟件部門要慢。不過(guò)，隨著SaaS解決方案的成熟以及普及率的提高，它們?cè)贓CM領(lǐng)域的影響力預(yù)計(jì)將增強(qiáng)。